Tezinizi YÖK Ulusal Tez Merkezi’ne siz yüklemezsiniz — enstitünüz yükler. Sizin işiniz Tez Otomasyon Sistemi’ndeki Tez Veri Giriş Formunu doldurmak ve tezi enstitüye teslim etmektir. Şaşırtıcı olan da şudur: yönergeye göre bu form savunmadan sonra değil, tez öneriniz kabul edildiğinde doldurulmaya başlanır.
Aşağıda süreci sırayla veriyoruz: formun ne zaman açıldığı, referans numarasının ne işe yaradığı, dosyaların hangi biçimde hazırlanacağı, enstitünün süresi ve erişimi erteletmenin iki yolu.
Süreç kimin elinde? Sorumluluk haritası
| Aşama | Kim yapar |
|---|---|
| Tez Veri Giriş Formunun doldurulması | Öğrenci |
| Savunma sonrası kaydın güncellenmesi | Öğrenci |
| Tezin enstitüye teslimi | Öğrenci |
| Tam metnin sisteme yüklenmesi | Enstitü / fakülte |
| Bibliyografik denetim, kataloglama, konu başlığı atama | Ulusal Tez Merkezi |
| Erişime açma | Ulusal Tez Merkezi |
Bu ayrım pratikte önemlidir: tezinizi arşivde göremiyorsanız muhatabınız YÖK değil, enstitünüzdür. Yönerge, enstitü veya fakülteye tezi teslim aldıktan sonra en geç üç ay içinde yükleme yükümlülüğü getirir. Üç ay geçtiği hâlde tez görünmüyorsa, sorulacak yer bellidir.
Form ne zaman açılır ve neyi taşır?
Yönergeye göre tez önerisi kabul edilen öğrenci, Tez Otomasyon Sistemi’ne üye girişi yaparak Tez Veri Giriş Formunu doldurur. Yani sistemdeki kaydınız, tez daha yazılmadan önce oluşur. Savunmayı başarıyla tamamladığınızda bu girişi güncellersiniz; sıfırdan bir kayıt açmazsınız.
Form; eser adı, yazar adı ve bibliyografik bilgilerin yanı sıra bir de referans numarası taşır. Bu numara siz kaydettiğinizde sistem tarafından üretilir ve süreç boyunca tezinizin kimliği olur — dosya adlandırmasından enstitüyle yazışmaya kadar her yerde bu numarayı kullanırsınız. Referans numaranızı ilk kaydettiğiniz anda bir yere not edin. Enstitüyle yaptığınız her yazışmada bu numarayı konu satırına koymak, sürecin en pratik hızlandırıcısıdır.
Formda doldurduğunuz başlık ve özet, taranabilir alanlara girer ve bu alanların kendi biçim kuralları vardır: formül, simge, tablo ve biçimlendirme kabul edilmez, özet iki dilde ve 250 kelime sınırıyla yazılır. Bu kuralları ve özetin nasıl kurulacağını tez özeti yazımızda ayrıntılı anlattık; burada tekrar etmiyoruz.
Dizin terimleri de bu aşamada seçilir. Listede bulunmayan bir terim önerecekseniz yönerge “Türkçesi=İngilizcesi” biçimini şart koşar.
Dosyaları nasıl hazırlarsınız?
Yönergenin dosya kuralları nettir ve teslimden önce kontrol edilmelidir:
- Tam metin tek bir PDF dosyasıdır ve enstitü tarafından onaylanan nüshayla birebir aynı olmalıdır. Sayfa numaralandırması ile görsel ve tabloların yerleşimi de aynı olmalıdır — yani teslim ettiğiniz basılı nüshayla PDF arasında sayfa kayması olmamalıdır.
- Tam metin dosyası sıkıştırılmamış ve şifresiz olmalıdır. PDF’e parola koymak veya dosyayı arşivleyerek göndermek, sürecin en sık takıldığı yerlerden biridir.
- Ekler ayrı bir arşiv dosyası olarak verilir ve referans numarasıyla adlandırılır: referansno.RAR. Görseller, haritalar, yazılım, ses ve video kayıtları bu arşive konur.
- Yükleme boyutu sınırlıdır. Sistem sık sorulan sorular sayfasında bu sınırı 200 MB olarak bildirir. Görsel yoğun bir tezde PDF’i bu sınırın altına indirmek ayrı bir iş kalemidir; teslim gününe bırakmayın.
Bu kuralları teslimden bir gün önce değil, tezin son biçimlendirmesini yaparken aklınızda tutun. Sayfa yerleşimi tutmayan bir PDF’i yeniden üretmek, sayfa numaralarını ve tablo yerleşimlerini yeniden kontrol etmeyi gerektirir.
Basılı nüsha ve fiziksel teslim
Süreç tamamen çevrim içi değildir. Yönerge, tez sınavını başarıyla tamamlayan öğrencinin sistemdeki girişini güncellemesinin yanı sıra tezin enstitüye bir CD ile teslim edilmesini öngörür; ekler de aynı ortamda, referans numarasıyla adlandırılmış arşiv dosyası olarak verilir.
Uygulamada enstitüler bunun üzerine kendi gereklerini ekler: kaç basılı nüsha isteneceği, ciltleme biçimi, imzalı onay ve etik beyan sayfalarının nasıl teslim edileceği kurumdan kuruma değişir. Bu ayrıntılar yönergede değil, enstitünüzün kendi tez yazım ve teslim kılavuzunda tanımlıdır — aynı kılavuz sayfa sayısı ve biçim beklentilerini de belirler ve bu konuyu tez kaç sayfa olmalı yazımızda ele almıştık. Teslim haftasına girmeden önce o kılavuzu bir kez baştan sona okuyun; en sık yaşanan gecikme, eksik imzalı bir sayfa yüzünden dosyanın geri dönmesidir.
Enstitü tarafında ne oluyor?
Enstitülerin sisteme yükleme yapabilmesi için kendi kullanıcı yetkilerini almış olmaları gerekir; yönerge bunun için Enstitü Bilgi Formunun YÖK’ün ilgili tez derleme adresine gönderilmesini öngörür. Yükleme tamamlandıktan sonra devreye Ulusal Tez Merkezi girer: bibliyografik bilgileri denetler, kaydı kataloglar, konu başlıklarını atar ve tam metni erişime açar.
Bu son aşama, tezinizin arşivde göründüğü hâlde ilk günlerde konu başlıklarının eksik görünebilmesini de açıklar — kataloglama, yüklemeden ayrı bir adımdır.
Erişimi erteletmenin iki yolu
Tezler kural olarak erişime açılır. Yönerge, bunun iki istisnasını süreleriyle birlikte tanımlar:
| Gerekçe | Süre | Kim karar verir |
|---|---|---|
| Patent başvurusu veya patent süreci | İki yıla kadar | Enstitü / fakülte yönetim kurulu, danışmanın önerisi ve anabilim dalının uygun görüşüyle |
| Yeni teknik, materyal veya yöntem içeren, henüz makaleye dönüşmemiş ve korunmamış çalışma — üçüncü kişilerin haksız kazanç riski | Altı ayı aşmamak üzere | Enstitü / fakülte yönetim kurulu, gerekçeli kararla |
İki noktaya dikkat edin. Birincisi, erteleme talebi danışmanınızdan gelir; kendi başınıza bir form doldurup erteleme isteyemezsiniz. İkincisi, süreler kısadır ve başvuru zamanlaması kritiktir — patent başvurunuzu tez teslim edildikten sonra yapmayı planlıyorsanız, erteleme kararının teslimle birlikte alınması gerekir.
Gizlilik kararı ayrı bir yoldur
Erteleme ile gizlilik aynı şey değildir ve karışması sık görülür. Gizlilik; ulusal çıkar veya güvenlik, emniyet, istihbarat, savunma ve sağlık gibi alanları ilgilendiren tezler için tanımlanmış ayrı bir yoldur.
Karar mekanizması da farklıdır ve daha yüksektir: gizlilik danışman tarafından önerilir, enstitü yönetim kurulunun görüşü alınır ve üniversite yönetim kurulu karar verir; karar YÖK’e bildirilir. Gizlilik süresince tez enstitüde tutulur ve gizlilik kalktığında sisteme yüklenir.
Kısacası: erteleme enstitü düzeyinde, gizlilik üniversite düzeyinde karara bağlanır. Tezinizin böyle bir kapsama girip girmediğinden emin değilseniz, bunu savunma öncesinde danışmanınıza sormanız gerekir — sonradan başlatılması zor bir süreçtir.
İzin vermezseniz ne olur?
Yazarın erişim izni vermediği tezlerin tam metni Ulusal Tez Merkezi üzerinden açılmaz. Bu, tezin tamamen ulaşılmaz olduğu anlamına gelmez: basılı nüshalara, kendi üniversite kütüphaneniz aracılığıyla TÜBESS üzerinden erişim talep edilebilir. Merkezin kendi bilgilendirmesinde fotokopi hizmetinin tamamen durdurulduğu da belirtiliyor.
Kapalı bir tezi sonradan açtırmak mümkündür; bunun için Merkez, dokümantasyon birimine başvurulmasını belirtir. Karar verirken şunu hesaba katın: erişime kapalı bir tez atıf almaz. Akademik kariyer düşünüyorsanız kapatma kararının bedeli, koruduğu şeyden büyük olabilir.
Bir tezin okuyucu tarafında nasıl arandığını, indirildiğini ve kapalı kayıtların listede nasıl göründüğünü Ulusal Tez Merkezi arama rehberimizde anlatmıştık.
Teslim öncesi kontrol listesi
- Tez Veri Giriş Formu güncellendi mi; savunma sonrası bilgiler işlendi mi?
- Referans numaranız elinizde mi?
- Başlık ve özet, taranabilir alan kurallarına uygun mu; özet iki dilde ve sınır içinde mi?
- Dizin terimleri seçildi mi; listede olmayan terim doğru biçimde yazıldı mı?
- PDF, enstitünün onayladığı nüshayla birebir aynı mı; sayfa yerleşimi kaymış mı?
- PDF şifresiz ve sıkıştırılmamış mı?
- Ekler referans numarasıyla adlandırılmış ayrı bir arşiv dosyasında mı?
- Dosya boyutu sınırın altında mı?
- Erteleme veya gizlilik talebiniz varsa, kararı alınmış mı?
Bu listenin çoğu maddesi biçimseldir, ama biçimsel bir eksik teslimi geciktirir ve mezuniyet işlemlerinizi bekletir. Bir mevzuat hükmünü uygulamadan önce kendi kaynağından doğrulama alışkanlığı için kaynak ve mevzuat doğrulama rehberimize bakabilirsiniz; yönerge metni güncellenebilir ve teslim tarihinizde yürürlükte olan hâli esastır.
Yurt dışında alınmış bir diploma varsa
Yurt dışındaki bir yükseköğretim kurumundan alınmış ve denkliği tanınmış tezler de sisteme dâhil edilir. Yönerge burada iki ayrı yol tanımlar: yüksek lisans tezleri için tanıma ve denklik hizmetlerinin veri tabanı, doktora tezleri için ise Üniversitelerarası Kurul üzerinden yürüyen süreç. Bu durumdaysanız başvuru yolunuz normal enstitü akışından farklıdır ve önce denklik sürecinin tamamlanması gerekir.
Teslim yaklaşıyor ama metin bitmediyse
Yükleme kurallarının tamamı, elinizde tamamlanmış bir metin olduğunu varsayar. Asıl darboğaz çoğu zaman burada değil, metnin kendisindedir. Son bölümleri yazmakta zorlanıyorsanız Tesify ile tezinizi yazmaya başlayabilir, elinizdeki bulgu ve notlardan akademik dilde bir taslak üretip üzerinde kendiniz çalışabilirsiniz. Metin de sorumluluk da size aittir.
Sık sorulan sorular
Tezimi YÖK Tez Merkezi’ne kendim mi yüklerim?
Hayır. Siz Tez Veri Giriş Formunu doldurur ve tezi enstitünüze teslim edersiniz; tam metni sisteme enstitü veya fakülte yükler.
Tez Veri Giriş Formunu ne zaman doldurmalıyım?
Yönergeye göre tez öneriniz kabul edildiğinde. Savunmadan sonra bu kaydı güncellersiniz; yeni bir kayıt açmazsınız.
Referans numarası nedir?
Formu kaydettiğinizde sistemin ürettiği numaradır ve tezinizin kimliğidir. Ek dosyalarının adlandırılmasında da bu numara kullanılır.
Tezim ne kadar sürede arşivde görünür?
Yönerge, enstitü veya fakülteye tezi teslim aldıktan sonra en geç üç ay içinde yükleme yükümlülüğü getirir. Bu süre aşıldıysa enstitünüze başvurun.
Ekleri nasıl göndermeliyim?
Tam metin tek bir PDF olarak, ekler ise referans numarasıyla adlandırılmış ayrı bir arşiv dosyası olarak verilir.
PDF’ime parola koyabilir miyim?
Hayır. Tam metin dosyasının şifresiz ve sıkıştırılmamış olması gerekir.
Yükleme boyutu sınırı var mı?
Evet. Merkez, sık sorulan sorular sayfasında sınırı 200 MB olarak bildiriyor. Görsel yoğun tezlerde PDF boyutunu önceden kontrol edin.
Tezimin erişime açılmasını erteletebilir miyim?
Belirli gerekçelerle evet: patent başvurusu veya süreci için iki yıla kadar, henüz korunmamış yeni bir teknik veya yöntem söz konusuysa altı ayı aşmamak üzere. Talep danışmanınız üzerinden yürür.
Gizlilik kararı ile erteleme aynı şey mi?
Hayır. Erteleme enstitü veya fakülte yönetim kurulu tarafından karara bağlanır; gizlilik ise üniversite yönetim kurulu kararıyla verilir ve YÖK’e bildirilir.
Erişime kapalı bir teze nasıl ulaşılır?
Basılı nüsha için kendi üniversite kütüphaneniz aracılığıyla TÜBESS üzerinden talepte bulunulabilir. Merkez, fotokopi hizmetinin durdurulduğunu belirtiyor.
Kapattığım tezi sonradan açtırabilir miyim?
Evet, Merkezin dokümantasyon birimine başvurarak. Karar verirken erişime kapalı bir tezin atıf almadığını hesaba katın.
Özeti forma yapıştırırken biçimlendirme bozuluyor, ne yapmalıyım?
Özeti düz metin olarak hazırlayıp öyle yapıştırın. Başlık ve özet taranabilir alanlara girdiği için biçimlendirme, formül ve simge kabul edilmez.
Yurt dışında yaptığım tez sisteme girer mi?
Denkliği tanınmış tezler için ayrı bir yol tanımlıdır: yüksek lisansta tanıma ve denklik hizmetleri, doktorada Üniversitelerarası Kurul üzerinden. Önce denklik sürecinin tamamlanması gerekir.